La gestion matérielle des archives, quel qu'en soit le support (papier, numérique, supports magnétiques, etc.) ne doit pas seulement servir les intérêts à long terme, tels que l'intérêt de recherche, mais tout d'abord les intérêts à court terme, à savoir les intérêts des citoyens et entreprises qui en sont demandeurs et font des recherches.
Het materieel beheer van archieven ongeacht de informatiedrager (papier, digitaal, magnetische dragers, en dergelijke) dient niet alleen belangen op langere termijn, waaronder het onderzoeksbelang, maar op de eerste plaats de belangen op korte termijn, te weten de belangen van de recht- en bewijszoekende burgers en bedrijven.