Cette tâche incombe au bureau d'ordre local chargé des informations classifiées de l'UE dans le service concerné. Les éléments à enregistrer (références, date et, le cas échéant, numéro d'exemplaire) doivent permettre d'identifier les documents et figurent sur un cahier d'enregistrement ou sur des supports informatiques spéciaux et protégés (voir section 22.1).
Daarbij worden bijzonderheden vermeld (referenties, datum en, in voorkomend geval, het kopienummer) waarmee de documenten kunnen worden geïdentificeerd; die gegevens worden in een logboek ingeschreven of in een speciaal beveiligd computermedium ingevoerd (zie afdeling 22.1).