In het geval dat stukken (op papier of in elektronische vorm) betreffende aanvragen waarvoor opdracht tot betaling is gegeven, en betreffende verrichte controles door andere instanties worden bewaard, moeten door die instanties en het betaalorgaan procedures worden ingesteld om ervoor te zorgen dat de locatie van alle dergelijke stukken die relevant zijn voor door het betaalorgaan verrichte specifieke betalingen, wordt geregistreerd.
Werden Unterlagen (auf Papier oder in elektronischer Form) zu den bewilligten Anträgen und den Kontrollen bei anderen Einrichtungen aufbewahrt, so sehen sowohl diese Einrichtungen als auch die Zahlstelle geeignete Verfahren vor, um jederzeit feststellen zu können, wo die Dokumente, die sich auf die von der Zahlstelle getätigten Zahlungen beziehen, aufbewahrt werden.