Zij zijn met name gehouden gerubriceerde gegevens of aan de Ombudsman verstrekte documenten, met name gevoelige documenten in de zin van artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en documenten die vallen onder de communautaire wetgeving ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens, evenals gegevens die de indiener van de klacht of andere betrokken personen schade zouden kunnen berokkenen, niet te verspreiden, zulks onverminderd lid 2.
Sie sind unbeschadet des Absatzes 2 insbesondere verpflichtet, keine Verschlusssachen oder dem Bürgerbeauftragten zur Verfügung gestellten Dokumente, bei denen es sich um sensible Dokumente im Sinne des Artikels 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 oder um Dokumente handelt, die unter den Geltungsbereich der gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften über den Schutz personenbezogener Daten fallen, und keine Informationen, die dem Beschwerdeführer oder anderen betroffenen Personen schaden könnten, zu verbreiten.
