Aangezien de fytosanitaire procedures en formaliteiten met betrekking tot partijen planten en plantaardige producten niet noodzakelijkerwijs worden afgewikkeld in de lidstaat waar de inklaring door de douane plaatsvindt, moet een systeem van samenwerking op het gebied van communicatie en uitwisseling van informatie onder de verantwoordelijke officiële instanties en de douanekantoren tot stand worden gebracht.
Da Pflanzen- und Pflanzenerzeugnissendungen diesen Verfahren und Förmlichkeiten nicht unbedingt in demselben Mitgliedstaat unterzogen werden, in dem auch die Zollabfertigung stattfindet, sollte zur Erleichterung der Kommunikation und der Information zwischen den zuständigen amtlichen Stellen und den Zollstellen ein Verfahren der Zusammenarbeit festgelegt werden.