De lidstaat moet worden geraadpleegd, tenzij duidelijk is dat het document openbaar moet worden gemaakt of juist niet. Indien de lidstaat zijn redenen om de gevraagde documenten niet openbaar te maken baseert op Verordening (EG) nr. 1046/2001 of op vergelijkbare specifieke regels in zijn nationale recht, dient de instelling de toegang tot de betrokken documenten te weigeren.
Der Mitgliedstaat muss konsultiert werden, sofern nicht klar ist, ob die Dokumente freigegeben werden sollen oder nicht; gibt der Mitgliedstaat Gründe für die Nichtfreigabe der angeforderten Schriftstücke auf der Grundlage von Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 oder einschlägigen ähnlichen und besonderen Bestimmungen seiner nationalen Gesetzgebung an, verweigert das Organ den Zugang zu diesen Dokumenten.