Aangezien de instellingen al beschikken over functionarissen voor de gegevensbescherming ligt het in de lijn van de verordening om in iedere organisatorische eenheid, bijvoorbeeld directoraten-generaal, een voorlichtingsambtenaar aan te stellen die als gesprekspartner kan optreden voor de burger en ook voor de andere administratieve eenheden die met de documenten van de instellingen te maken hebben.
Comme les institutions ont déjà des contrôleurs de la protection des données, il est dans le droit fil de l'objectif du règlement de désigner dans chaque unité organisationnelle, par exemple les directions générales, un responsable de l'information qui pourrait être l'interlocuteur des citoyens, ainsi que des autres unités administratives traitant des documents des institutions.