De oproepingen, de agenda en de desbetreffende stukken worden op papier en/of per e-mail naar de gewone en plaatsvervangende leden gestuurd op het adres dat ze opgegeven hebben.
Les convocations, l'ordre du jour et les dossiers y afférents sont transmis aux membres effectifs et aux membres suppléants sur support papier et/ou par courriel à l'adresse notifiée par les membres.