As soon as a registry receives a EU document classified EU CONFIDENTIAL or above, it shall list the document in a special register held by the organisation, with columns for the date received, particulars of the document (date, reference and copy number), its classification, title, the recipient's name or title, the date of return of the receipt and the date the document is returned to the EU originator or is destroyed.
Zodra een register een als EU CONFIDENTIAL of hoger gerubriceerd EU-document ontvangt, wordt het document ingeschreven in een speciaal daarvoor door de organisatie aangelegd bestand met kolommen voor de datum van ontvangst, de bijzonderheden van het document (datum, referentie- en kopienummer), de rubricering, de titel, de naam en de titel van de ontvanger, de datum waarop het ontvangstbewijs is teruggestuurd en de datum waarop het document is teruggestuurd naar de broninstantie van de EU of vernietigd is.