Les données sont tenues à jour dans une banque de données si bien que des recherches peuvent être effectuées en partant de la plupart des données d’une circulaire (date, concerne, rubrique, service, .).
De gegevens worden bijgehouden in een database, zodat op de meeste gegevens (datum, betreft, rubriek, dienst, ..) van een omzendbrief opzoekingen kunnen verricht worden.