Aux termes de l'article 2 du décret du 23 octobre 1991, par document administratif, il faut entendre « toute information disponible présentée sous forme écrite, visuelle, auditive ou automatisée, établie par ou pour les services visés au 2° qui atteste soit l'existence d'une décision administrative, soit un acte ayant contribué à une décision administrative ».
Luidens artikel 2 van het decreet van 23 oktober 1991 moet onder bestuursdocument worden begrepen « alle beschikbare informatie in geschreven, visuele, auditieve of geautomatiseerde vorm, opgesteld door of in opdracht van de diensten bepaald in 2°, waaruit hetzij een bestuursbeslissing blijkt, hetzij een handeling blijkt die tot een bestuursbeslissing heeft bijgedragen ».