Les constatations réalisées par les personnes visées à l'article 21 doivent remplir les mêmes conditions de clarté et de précision et être aussi complètes qu'un procès-verbal (circulaire OOP 30bis du 3 janvier 2005 « concernant la mise en oeuvre des lois du 13 mai 1999 relative aux sanctions administratives dans les communes, du 7 mai 2004 modifiant la loi du 8 avril 1965 relative à la protection de la jeunesse et la nouvelle loi communale et du 17 juin 2004 modifiant la nouvelle loi communale », point 25).
De vaststellingen van de in artikel 21 bedoelde personen moeten aan dezelfde voorwaarden van klaarheid en precisie voldoen en even volledig zijn als een proces-verbaal (omzendbrief OOP 30bis van 3 januari 2005 « aangaande de uitvoering van de wetten van 13 mei 1999 tot invoering van gemeentelijke administratieve sancties, van 7 mei 2004 tot wijziging van de wet van 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming en de nieuwe gemeentewet en van 17 juni 2004 tot wijziging van de nieuwe gemeentewet », punt 25).