L’article 4 de la charte " Droits et Devoirs du Conservateur des MRAH" , publié en 2007, établit le devoir pour le conservateur de transmettre aux archives de l’établissement le dossier administratif afférent à toute proposition d’achat d’oeuvre supérieure à 1 000 euros, après clôture dudit achat.
Artikel 4 van de " Rechten en plichten van de conservator in de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis" (gepubliceerd in 2007), bepaalt dat de conservator het administratieve dossier van ieder voorstel betreffende de aanwinst van een kunstwerk met een prijs boven 1 000 euro, na afsluiting dient over te maken aan de archieven van de instelling.