Durant une première phase, les archives constituent un instrument de travail, la mémoire de la personne, de l'autorité, de l'institution, de l'entreprise, de l'association, etc. qui les constitue dans ce but.
Tijdens een eerste fase vormt het archief een werkinstrument, het geheugen van de persoon, overheid, instelling, onderneming, vereniging, enz. die het met dat doel aanlegt.