Les membres du CRDT - CRU sont convoqués par courrier simple ou, pour ceux qui ont expressément marqué leur accord sur ce mode de convocation, par courrier électronique à l'initiative du président, au moins deux semaines avant la tenue d'une réunion. La convocation mentionne l'ordre du jour de la réunion.
De leden van het GCTO-SVC worden minstens twee weken vóór de vergadering bijeengeroepen bij gewoon schrijven of, voor degene die uitdrukkelijk hebben ingestemd met deze convocatiewijze, via e-mail, op initiatief van de voorzitter. In de convocatiebrief is de agenda van de vergadering opgenomen.