Si des documents (sur papier ou sous forme électronique) concernant des demandes ordonnancées ou des contrôles réalisés sont conservés par d’autres entités, celles-ci, ainsi que l’organisme payeur, mettent en place des procédures garantissant que l’emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués par l’organisme soit bien enregistré.
In het geval dat stukken (op papier of in elektronische vorm) betreffende aanvragen waarvoor opdracht tot betaling is gegeven, en betreffende verrichte controles door andere instanties worden bewaard, moeten door die instanties en het betaalorgaan procedures worden ingesteld om ervoor te zorgen dat de locatie van alle dergelijke stukken die relevant zijn voor door het betaalorgaan verrichte specifieke betalingen, wordt geregistreerd.