Les détenteurs d'autorisation doivent tenir à leur résidence un registre spécial, indiquant pour chaque envoi, la désignation commerciale, la quantité transportée, le nom du fabricant et l'adresse de l'usine, la date d'arrivée en Belgique et le bureau de douane d'entrée, la date de sortie et le bureau de douane de sortie, ainsi que le lieu et le pays de destination.
De vergunninghouders houden in hun woonplaats een speciaal register bij waarin, voor elke verzending, vermeld worden de handelsnaam, de vervoerde hoeveelheid, de naam van de fabrikant en het adres van de fabriek, de aankomstdatum in België, het douanekantoor van ingang, de uitgangsdatum en het douanekantoor van uitgang, alsook de plaats en het land van bestemming.