Lorsque la Représentation permanente de la Belgique auprès de l'Union européenne reçoit un dossier de la Présidence de l'Union européenne, elle le soumet d'abord à un groupe d'experts composé, entre autres, de représentants des services de sécurité et de renseignement belges, qui examine si le dossier introduit remplit de fait les critères requis.
Wanneer een dossier door de Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de EU wordt ontvangen vanwege het EU-Voorzitterschap, wordt dit eerst door een vergadering van experts, waaraan onder andere vertegenwoordigers van de Belgische veiligheids- en inlichtingendiensten deelnemen, onderzocht, waarbij wordt nagegaan of het ingediende dossier daadwerkelijk aan de vereiste criteria voldoet.