Chaque acteur du système ferroviaire devrait avoir la responsabilité vis-à-vis des autres acteurs, y compris les autorités concernées, de communiquer de manière exhaustive et exacte toute information utile pour garantir la sécurité d'exploitation d'un véhicule , en particulier, des informations sur le statut et l'historique du véhicule, les dossiers d'entretien, la traçabilité des opérations de chargement et les lettres de voiture.
Elke partij in het spoorwegvervoerssysteem dient ten aanzien van de anderen, inclusief de relevante instanties, de verantwoordelijkheid te dragen voor de volledige en waarheidsgetrouwe mededeling van alle relevante informatie die nodig is om de veilige exploitatie van een voertuig te garanderen, met name informatie over de status en historiek van het voertuig, onderhoudsdossiers, traceerbaarheid van laadverrichtingen en vrachtbrieven.