L'entreprise devra donc produire sans délai les documents qui prouvent qu'elle a un gestionnaire de transport qui a été régulièrement désigné, par ex. son contrat de mandat ou son contrat de travail, une attestation de résidence, etc. En outre il devra immédiatement être prouvé que le gestionnaire de transport dirige de façon effective et permanente (depuis sa désignation) les activités de transport de la firme.
De onderneming zal dus onverwijld de bewijzen moeten overleggen dat er een regelmatig aangestelde vervoersmanager is, bv. diens lastgevingsovereenkomst of diens arbeidsovereenkomst, een getuigschrift van woonplaats, enz.Bovendien zal eveneens onmiddellijk moeten worden bewezen dat de vervoersmanager daadwerkelijk en permanent (sedert zijn aanstelling) de vervoerswerkzaamheden van het bedrijf leidt.