En tant que gestionnaire du dossier, ils agissent en tant que correspondants du département et doivent remettre au ministre un dossier étoffé sur les candidats qui doit comprendre le profil et les avis qu'ils ont rédigés sur la base des bulletins d'évaluation et des avis des autres greffiers en chef ou secrétaires en chef qui ont eu l'occasion d'évaluer le candidat.
Als dossierbeheerder treden zij dus op als correspondent van het departement. Zij moeten derhalve een goed gestoffeerd dossier over de kandidaten aan de minister bezorgen met de profielomschrijving en hun adviezen opgemaakt aan de hand van de beoordelingsstaten en de adviezen van andere hoofdgriffiers of hoofdsecretarissen, die de kandidaat hebben kunnen evalueren.