Ces données ne sont enregistrées que si un dossier manuel (au sens large) est ouvert au nom de la personne concernée, soit parce qu'il existe un lien significatif entre elle et un événement ou un groupement relevant de la « liste des sujets » qui, soumise périodiquement au ministre, définit in concreto les missions du service, soit pour des raisons administratives (exécution d'une enquête de sécurité).
Deze gegevens worden enkel geregistreerd indien een manueel dossier (in de ruime betekenis) is geopend op naam van de betrokken persoon, ofwel omdat er een betekenisvol verband bestaat tussen die persoon en een gebeurtenis of een groepering behorende tot de « onderwerpen-lijst » die regelmatig aan de minister wordt voorgelegd en die in concreto de dienstopdrachten bepaalt, ofwel om bestuurlijke redenen (uitvoering van een veiligheidsonderzoek).