L'organisateur d'un événement est responsable de la présence de l'original et d'une copie de l'autorisation du bourgmestre, à l'endroit où les bénévoles effectuent leurs activités (9) Si les coordonnées des bénévoles ne sont pas mentionnées dans l'autorisation écrite, il faut en tout cas avoir à disposition, en double exemplaire, une liste mentionnant les noms, prénoms, le numéro de registre national et l'adresse des bénévoles engagés (10) En cas de contrôle sur place, les verbalisants peuvent emporter une copie de ces documents et, le cas échéant, les joindre à un procès-verbal (11)
De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van het origineel en een kopie van de toestemming van de burgemeester op de plaats waar vrijwilligers hun activiteiten uitoefenen (9) Indien de persoonsgegevens van de vrijwilligers niet zouden opgenomen zijn in de schriftelijke toestemming, moet in ieder geval er ook in tweevoud een lijst zijn met de vermelding van de namen, voornamen, het rijksregisternummer en het adres van de ingezette vrijwilligers (10) Bij controle ter plaatse kunnen verbalisanten de kopie van deze documenten meenemen en, in voorkomend geval, bij een proces-verbaal voegen (11)