Passant tout d'abord par l'adaptation de l'arrêté royal du 20 mai 2009, et en second lieu, par la création d'une asbl internationale, la réforme du fonctionnement du Secrétariat polaire, un service à gestion séparée au sein Service de programmation Politique scientifique, était inévitable étant donné l'existence d'un conflit structurel d'intérêts découlant du fait que la Fondation polaire internationale (IPF) est impliquée dans le Conseil stratégique du "Secrétariat polaire", service de l'État à gestion séparée, ce qui est en contradiction avec le fait que l'IPF soit en même temps le principal bénéficiaire de l'argent public dont dispose le Secrétariat.
De hervorming van de werkwijzen van het Poolsecretariaat, een dienst met afzonderlijk beheer binnen de Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid, in een eerste fase via een aanpassing van het koninklijk besluit van 20 mei 2009 en in een tweede fase via de oprichting van een internationale vzw, was onafwendbaar gelet op de structurele belangenvermenging die voortvloeide uit het feit dat de betrokkenheid van de International Polar Foundation (IPF) in de beleidsraad van de staatsdienst met afzonderlijk beheer "Poolsecretariaat" op gespannen voet staat met het feit dat IPF tegelijkertijd ook de hoofdbegunstigde is van de publieke middelen waarover dit secretariaat beschikt.
