Par pièces justificatives, on entend les pièces probantes originales telles que : extraits de comptes, récépissés, justificatifs de paiement, factures, pièces comptables, notes de frais, documents de revalorisation, etc. En ce qui concerne les dépenses locales, l'ONG doit également tenir les pièces comptables et les pièces justificatives correspondantes à la disposition des instances de contrôle, au siège de l'ONG en Belgique.
Met verantwoordingsstukken worden originele bewijsstukken bedoeld, zoals : bankuittreksels, ontvangstbewijzen, kasstukken, facturen, boekhoudkundige stukken, onkostennota's, valorisatiebewijzen, enz. Voor de lokale kosten dient de NGO eveneens de nodige boekhoudkundige stukken en de overeenkomstige verantwoordingsstukken ter beschikking te hebben op de zetel van de NGO in België ten behoeve van de controlerende instanties.
