La structure de cette liste est calquée sur celle du registre général électronique des documents, qui, pour chaque document, c'est-à-dire aussi pour tout document qui n'est pas directement accessible, doit contenir un numéro de référence, la date à laquelle le document a été reçu ou élaboré et inscrit au registre ainsi que son thème et/ou une brève description de son contenu.
Zij volgt in haar opbouw het omvattende volledige elektronische register van documenten, dat voor ieder document, dus ook voor de niet rechtstreeks toegankelijke documenten, een referentienummer, de datum waarop het document werd ontvangen of opgesteld en in het register werd opgenomen en het behandelde onderwerp en/of een korte beschrijving van de inhoud van het document moet bevatten.