Dans la plupart des cas, les subventions de l'UE visent à rembourser une partie des coûts réels supportés par le bénéficiaire, ce qui nécessite de longues formalités administratives tant pour le bénéficiaire, qui doit détailler toutes les dépenses, que pour la Commission, qui est tenue de vérifier non seulement les résultats obtenus par le projet mais aussi l'éligibilité de l'ensemble des coûts déclarés.
Nu is het zo dat de EU-subsidies een vergoeding vormen van een deel van de daadwerkelijk door de begunstigde gemaakte kosten en gepaard gaan met tijdrovende formaliteiten voor zowel de begunstigde, die alle uitgaven moet documenteren, als de Commissie, die niet alleen de projectresultaten, maar ook de subsidiabiliteit van alle gedeclareerde kosten moet verifiëren.