Cette solution technologique qui rassemble, structure, rend accessibles et sécurise les informations requiert toutefois un encadrement administratif par un service chargé de la gestion de ces informations, à l'instar, par exemple, du casier judiciaire, qui recense les informations relatives aux peines prononcées et est géré par le service du Casier judiciaire.
Deze technologische oplossing waarbij informatie samengebracht, gestructureerd, toegankelijk gemaakt en beveiligd wordt, vraagt echter om een bestuurlijke inbedding in een beheersdienst van deze informatie, zoals bijvoorbeeld het strafregister dat de informatie over de uitgesproken straffen bevat, beheerd wordt door de Dienst voor het Strafregister.