Alvorens een dergelijk contract te sluiten, laat de diplomatieke of consulaire post van de betrokken lidstaat in het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking de diplomatieke en consulaire posten van de andere lidstaten en de delegatie van de Commissie weten waarom het contract moet worden gesloten.
Vor Vertragsabschluss informiert die Auslandsvertretung des betreffenden Mitgliedstaats im Rahmen der konsularischen Zusammenarbeit vor Ort die Auslandsvertretungen der anderen Mitgliedstaaten und die Delegation der Kommission über die Gründe für den Vertragsabschluss.