Het gaat daarbij om alle documenten die betrekking hebben op beleid, maatregelen of besluiten die tot de bevoegdheid van de betrokken instelling behoren, ongeacht de drager (papier, elektronisch document, audiovisuele opname ...) en uitgezonderd discussie- of bezinningsdocumenten, adviezen van de diensten en informele berichten.
Dokument ist in diesem Fall jeder Text, der auf die politischen Grundlagen, Maßnahmen und Entscheidungen Bezug nimmt, die in die Zuständigkeit des fraglichen Organs fallen, auf welchem Träger auch immer (Papier, Computer, audiovisuelle Aufzeichnungen...), mit Ausnahme von Beratungs- oder Diskussionsunterlagen, Stellungnahmen der Dienststellen und informellen Mitteilungen.