Daarbij worden bijzonderheden vermeld (referenties, datum en, in voorkomend geval, het kopienummer) waarmee de documenten kunnen worden geïdentificeerd; die gegevens worden in een logboek ingeschreven of in een speciaal beveiligd computermedium ingevoerd (zie afdeling 22.1).
Die Angaben, die hierbei zu erfassen sind (Aktenzeichen, Datum und gegebenenfalls Nummer der Ausfertigung) müssen eine Identifizierung des Dokuments ermöglichen und sind in einem Dienstbuch oder in einem besonders geschützten Computermedium festzuhalten (siehe Abschnitt 22.1).