Doordat de Commissie en de lidstaten op grote schaal gebruikmaken van de nieuwe informatie- en communicatietechnologieën, met name in hun betrekkingen met de bevoegde nationale autoriteiten die voor de uitvoering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (GLB) verantwoordelijk zijn, hebben zij steeds meer elektronische of gedigitaliseerde documenten in hun bezit.
Infolge der allgemeinen Verwendung der neuen Informations- und Kommunikationstechnologien durch die Kommission und die Mitgliedstaaten — insbesondere beim Austausch mit den für die Durchführung der gemeinsamen Agrarpolitik (GAP) zuständigen nationalen Stellen — befinden sich im Besitz der Kommission und der Mitgliedstaaten immer mehr elektronische und digitalisierte Dokumente.