De bijeenkomst werd voorgezeten door de heer Jaime GAMA, Minister van Buitenlandse Zaken van Portugal en fungerend voorzitter van de Raad van de Europese Unie, in samenwerking met de heer Javier SOLANA, secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger voor het GBVB; de Europese Commissie werd vertegenwoordigd door mevrouw Catherine DAY, adjunct-directeur-generaal Buitenlandse Betrekkingen.
Den Vorsitz führte Herr Jaime GAMA, Minister für auswärtige Angelegenheiten von Portugal und amtierender Präsident des Rates der Europäischen Union, unter Teilnahme von Herrn Javier SOLANA, Generalsekretär/Hoher Vertreter für die GASP. Die Europäische Kommission wurde durch Frau Catherine DAY, stellvertretende Generaldirektorin für Außenbeziehungen, vertreten.