Hierover bevat het Vademecum voor subsidiebeheer voorschriften in 1.2: Algemene voorwaarden van toepassing op exploitatiesubsidies van de Europese Gemeenschappen (deel B, Financiële bepalingen, artikel 7 - Subsidiabele kosten), waar wordt gesteld dat, om voor financiering in aanmerking te komen, kosten werkelijk moeten zijn gemaakt, moeten zijn opgenomen in de rekeningen of belastingbescheiden van de begunstigde en dat deze verifieerbaar en controleerbaar moeten zijn".
Dies ist allerdings im Leitfaden für die Verwaltung von Finanzhilfen ausdrücklich geregelt und zwar unter 1.2 Allgemeine Bedingungen für Vereinbarungen über die Gewährung von Finanzhilfen durch die Europäischen Gemeinschaften (Teil B Finanzbestimmungen, Artikel 11 - Förderfähige Kosten): ,Förderfähig sind die Kosten der Maßnahme, die -.- tatsächlich angefallen, in der Buchhaltung oder in den steuerlichen Unterlagen des Begünstigten erfasst (sind), und sie sind feststellbar und kontrollierbar".