Indien de ombudsman, na een eerste onderzoek, oordeelt dat een klacht ontvankelijk is en dat er grond is voor een onderzoek, stelt hij de betrokken instelling of het betrokken orgaan op de hoogte. De instelling of het orgaan in kwestie dient dan binnen een vastgestelde termijn (gewoonlijk niet meer dan drie maanden) de ombudsman een advies te sturen.
Sollte der Bürgerbeauftragte nach anfänglicher Untersuchung zu dem Schluss gelangen, dass die Beschwerde zulässig ist und es Gründe für eine Untersuchung gibt, so informiert er die betreffende Einrichtung bzw. das betreffende Organ und bittet sie bzw. es, ihm innerhalb einer bestimmten Frist (in der Regel innerhalb von höchstens drei Monaten) eine Stellungnahme zu übermitteln.