Elk individueel dossier bestaat uit het aanvraagformulier, afschriften van relevante bewijsstukken, aantekeningen van verrichte controles en het referentienummer van het afgegeven visum, zodat medewerkers in voorkomend geval de voorgeschiedenis van een beslissing over een aanvraag kunnen reconstrueren.
Jedes Dossier enthält das Antragsformular, Kopien der einschlägigen Belege, Nachweise der durchgeführten Kontrollen und das Aktenzeichen des ausgestellten Visums, so dass die Umstände der Entscheidung über den Antrag von den Bediensteten gegebenenfalls nachvollzogen werden können.