Aanvraagdossiers mogen vijf jaar worden bewaard. Persoonsgegevens in VIS moeten worden verwerkt overeenkomstig de specifieke bepalingen van de basisbesluiten betreffende dit systeem (Verordening (EG) nr. 767/2008 en Besluit 2008/633/JBZ van de Raad), die een aanvulling vormen op de bepalingen van Richtlijn 95/46/EG, Verordening (EG) nr. 45/2001, Kaderbesluit 2008/977/JBZ van de Raad, verdrag nr. 108 van de Raad van Europa, het aanvullend protocol en de politieaanbeveling[23]. Het VIS zal van toepassing zijn in alle lidstaten behalve het Verenigd Koninkrijk en Ierland, alsmede in Zwitserland, Noorwegen en IJsland.
Die Akten über Asylanträge werden fünf Jahre lang aufbewahrt. Die im VIS enthaltenen personenbezogenen Daten müssen nach Maßgabe der besonderen Bestimmungen der Basisrechtsakte für dieses System verarbeitet werden (Verordnung (EG) Nr. 767/2008 und Beschluss 2008/633/JI des Rates), die die Bestimmungen der Richtlinie 95/46/EG, der Verordnung (EG) Nr. 45/2001, des Rahmenbeschlusses 2008/977/JI des Rates, des Übereinkommens 108 des Europarates, des Zusatzprotokolls 181 und der Empfehlung für die Polizei ergänzen[23]. Das VIS wird in allen Mitgliedstaaten (mit Ausnahme des Vereinigten Königreichs und Irlands) sowie in der Schweiz, Norwegen und Island Anwendung finden.