Wanneer iemand tijdens een vergadering toegang krijgt tot als EU SECRET of EU CONFIDENTIAL gerubriceerde gegevens, moet de bevoegde controleambtenaar van de dienst of de instantie waarbij de betrokkene in dienst is, de instantie die de vergadering organiseert ervan in kennis stellen dat deze persoon hiertoe gemachtigd is.
Wenn Personen in Sitzungen Zugang zu als "EU - GEHEIM" oder "EU - VERTRAULICH" eingestuften Verschlusssachen erhalten, so teilt der Kontrollbeauftragte der Dienststelle oder des Gremiums, bei der bzw. dem die Betreffenden beschäftigt sind, der die Sitzung veranstaltenden Stelle mit, dass die betreffenden Personen die entsprechende Ermächtigung besitzen.