De wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en de gemeenten bepaalt inzonderheid in artikel 3, 3°, het volgende : « Elke briefwisseling uitgaande van een provinciale of gemeentelijke administratieve overheid [vermeldt] de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier».
Artikel 3, 3° des Gesetzes vom 12. November 1997 über die Öffentlichkeit der Verwaltung in den Provinzen und Gemeinden verlangt u.a., dass " in jedem Schriftwechsel einer Verwaltungsbehörde der Provinz oder der Gemeinde der Name, die Eigenschaft, die Anschrift und die Telefonnummer der Person vermerkt wird, die in der Lage ist, weitere Informationen über die Akte zu erteilen" .