De bijeenkomst was voorbereid door een voorbereidende vergadering op 26 juli, voorgezeten door de heer Simon Nuttall, directeur Betrekkingen met de landen in het Verre Oosten, en de heer Kazuo Asakai, waarnemend directeur-generaal, Bureau Economische Aangelegenheden, van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Japan.
Die Tagung war am 26. Juli in einer vorbereitenden Sitzung unter dem gemeinsamen Vorsitz des Direktors für die Länder des Fernen Ostens, Simon Nuttall, und des Stellvertretenden Generaldirektors, Büro für Wirtschaftsangelegenheiten, im japanischen Außenministerium, Kazuo Asakai, vorbereitet worden.