De "beginselen" volgens welke en de "voorwaarden" waaronder dit recht op toegang wordt uitgeoefend, werden overeenkomstig lid 2 van het bewuste artikel 255 van het EG-Verdrag in de hierboven genoemde verordening vastgelegd. Overeenkomstig lid 3 van dit artikel moesten de betrokken instellingen in hun respectieve reglement van orde specifieke bepalingen betreffende de toegang tot hun documenten opnemen.
Die "Grundsätze und Bedingungen", nach denen dieses Recht auf Zugang ausgeübt wird, wurden gemäss dem zweiten Absatz des besagten Artikels 255 des EG-Vertrags mit der eingangs erwähnten Verordnung festgelegt. Nach dem dritten Absatz dieser Bestimmung hatten die betroffenen Organe in ihre jeweiligen Geschäftsordnungen besondere Bestimmungen hinsichtlich des Zugangs zu ihren Dokumenten aufzunehmen, um den unterschiedlichen Gegebenheiten gerecht zu werden.