Indien binnen de hierboven genoemde termijn geen antwoord kan worden gezonden, en in alle gevallen waarin het antwoord de nodige werkzaamheden met zich brengt, zoals overleg tussen de diensten of vertaling, stuurt degene die het dossier behandelt de afzender een bericht waarin wordt aangegeven wanneer een antwoord kan worden verwacht, waarbij rekening wordt gehouden met de urgentie en de complexiteit van het dossier.
If a reply cannot be sent within the deadline mentioned above, and in all cases where the reply requires other work on it, such as interdepartmental consultation or translation, the member of staff responsible should send a holding reply, indicating a date by which the addressee may expect to be sent a reply in the light of this additional work, taking into account the relative urgency and complexity of the matter.