Op basis van de bedoelde jaarverslagen, de overige op de EPD's betrekking hebbende documenten alsook de criteria voor de vereenvoudiging van de betreffende maatregelen heeft de Commissie aan het einde van het jaar de basisdocumenten opgesteld voor de jaarlijkse ontmoetingen, die in januari 2003 in Madrid plaatsvinden, op basis van een plenaire openingssessie (over de gemeenschappelijke aspecten van de zeven EPD's) en enkele specifieke sessies.
At the end of the year, on the basis of (i) the annual reports (ii) other documents relating to the SPDs and (iii) the simplification criteria for the programmes in question, the Commission drew up the supporting documents for the annual meetings, to be held in Madrid in January 2003, initially as a plenary session (on issues common to all 7 SPDs) and then splitting into a number of sessions dealing with specific issues.