Als de Dienst Vreemdelingenzaken de eerste overheid is die op de hoogte is van de aanwezigheid van de N.B.M.V. op het grondgebied, vult het Bureau Minderjarigen van de Directie Asiel, de fiche « niet- begeleide minderjarige vreemdeling » in die werd ingevoerd door de omzendbrief van 23 april 2004 betreffende de fiche « niet-begeleide minderjarige vreemdeling ».
Lorsque l'Office des Etrangers est la première autorité à avoir connaissance de la présence du M.E.N.A. sur le territoire, le Bureau Mineurs de la Direction Asile remplit la fiche « mineur étranger non accompagné » instaurée par la circulaire du 23 avril 2004 relative à la fiche « mineur étranger non accompagné ».