Indien de instelling besluit de weigering om het aangevraagde document vrij te geven, te handhaven, moet de instelling deze weigering naar behoren met redenen omkleden en de aanvrager in kennis stellen van de beroepsmogelijkheden die hem openstaan, namelijk beroep bij de rechter en indiening van een klacht bij de ombudsman, onder de voorwaarden die in, respectievelijk, de artikelen 230 en 195 van het EG-Verdrag zijn vervat.
Si elle décide de maintenir le refus d'accès au document demandé, l'institution doit dûment motiver ce refus et informer le demandeur des voies de recours dont il dispose, à savoir le recours juridictionnel et la plainte auprès du médiateur, dans les conditions prévues respectivement aux articles 230 et 195 du traité CE.