De volmacht wordt in schriftelijke vorm (b.v. brief of nota, faxbericht, emailbericht, sms-bericht) gegeven en tijdens de zitting overhandigd of voorgelegd aan de Voorzitter of aan het lid van het Directiecomité dat de Voorzitter bij verhindering vervangt, overeenkomstig artikel 2, tweede lid, van dit reglement.
Durant la séance, la procuration, sous forme écrite (par exemple lettre ou note, fax, e-mail, sms), est remise ou soumise au Président du Comité de direction ou en cas d'empêchement, selon l'article 2, deuxième alinéa, de ce règlement, au membre du Comité de direction qui le remplace.