Het derde exemplaar van de vrachtbrief dient gedurende ten minste vijf jaar na de datum van het vervoer door de onderneming te worden bewaard en chronologisch te worden gerangschikt, op een zodanige wijze dat inzage door de ambtenaren belast met de opsporing en de vaststelling van de inbreuken op de wet en haar uitvoeringsbesluiten gemakkelijk kan geschieden; dit exemplaar kan, voor zover de inzage en de afdruk van het volledige document gemakkelijk kunnen geschieden, op elke andere informatiedrager worden bewaard.
Le troisième exemplaire de la lettre de voiture doit être conservé par l'entreprise au moins pendant les cinq ans qui suivent la date du transport et classé par ordre chronologique, d'une manière permettant un contrôle aisé par les agents chargés de la recherche et de la constatation des infractions à la loi et à ses arrêtés d'exécution; cet exemplaire peut être conservé sur tout autre support d'information pour autant que la visualisation et l'impression de l'intégralité du document puissent être aisément opérées.