De bijeenroeping geschiedt bij brief, telegram, fax of elk ander communicatiemiddel dat gebaseerd is op een schriftelijk document, zij bevat de agenda, datum, uur, plaats van de vergadering en de documenten met betrekking tot de agenda, zij wordt verstuurd vijf dagen minstens voor de datum van de vergadering.
La convocation est faite par lettre, télégramme, téléfax ou tout autre moyen de transmission basé sur un document écrit, elle contient l'ordre du jour, la date, l'heure, le lieu de la réunion et les documents relatifs à l'ordre du jour, elle est envoyée cinq jours au moins avant la date de la réunion.