Wat de nieuwe procedure betreft (dus met betrekking tot de omzendbrief uit 2014), wordt bijlage 1 van de omzendbrief (controlelijst van de aspecten inzake duurzame ontwikkeling) ingevuld tijdens een gemeenschappelijke gedachtewisseling waaraan een (de) verantwoordelijke(n) deelne(e)m(t)(en) van de aankopende dienst, een (de) verantwoordelijke(n) van de dienst Overheidsopdrachten en de milieucoördinator.
Concernant la nouvelle procédure (relative donc à la circulaire de 2014), l'annexe 1 de la circulaire (checklist des aspects du développement durable) est remplie au cours d'une réunion commune de réflexion à laquelle participent un ou des responsables du service acheteur, un ou des responsables du service Marché public et le coordinateur environnemental.