Het oproepingsbericht wordt door het secretariaat opgemaakt en uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering, behalve bij hoogdringendheid, naar de gewone leden gestuurd, samen met alle relevante documenten.
La convocation est dressée par le secrétariat. Sauf en cas d'urgence, cette convocation, assortie de tout document utile, est transmise aux membres ordinaires au plus tard cinq jours avant la réunion.